1. Partes
2. Objeto, duración, naturaleza y finalidad
El Encargado tratará datos personales por cuenta del Responsable para prestar, mantener, proteger y dar soporte al servicio Cronoria. El tratamiento durará mientras se mantenga la prestación y, tras finalizar, durante el periodo necesario para devolver, exportar, bloquear o suprimir los datos conforme a este acuerdo y la ley. Las operaciones pueden comprender recogida, registro, estructuración, conservación, consulta, transmisión autorizada, generación de informes, limitación, exportación y supresión.
3. Interesados y datos
Interesados: trabajadores, extrabajadores y colaboradores del Responsable; administradores y usuarios autorizados; personas relacionadas con tickets o justificantes.
Categorías de datos. La lista es cerrada y se corresponde con lo que el servicio almacena de hecho:
- Identificativos y de contacto profesional, rol, idioma y preferencias de la aplicación.
- Horario asignado, jornada, tramos de trabajo y pausa, observaciones y huella de integridad de cada tramo.
- Coordenadas del fichaje de entrada y de salida, cuando el dispositivo tenga concedido el permiso de ubicación.
- Recorrido de geolocalización durante la jornada (posición, hora, precisión, altitud, velocidad y rumbo), solo si el Responsable activa el modo de seguimiento continuo.
- Eventos de entrada y salida del perímetro de trabajo, con su hora, ubicación, distancia al borde y duración, solo si el Responsable define un perímetro.
- Eventos de detección de inmovilidad y las señales de los sensores del dispositivo que los sustentan (clasificación de actividad, número de pasos y variación de la posición), solo si el Responsable mantiene activada esa detección.
- Ausencias, sus descripciones y los documentos justificativos, que pueden contener datos de salud (art. 9 RGPD).
- Sanciones disciplinarias, su gravedad, las pruebas aportadas, las alegaciones del interesado y sus documentos adjuntos.
- Qué permisos del móvil tiene o le faltan a cada persona usuaria, y desde cuándo. El Responsable recibe un aviso nominativo cuando a alguien de su plantilla le falta un permiso necesario para fichar.
- Avisos, preferencias de aviso, tickets de soporte y comunicaciones.
- Identificadores técnicos: identificador y nombre del dispositivo, dirección IP y agente de usuario de cada sesión, testigos de notificación con la versión de la aplicación, y registro de aceptación de las condiciones.
- Registros de acceso, auditoría e integridad.
Activar el seguimiento continuo, el perímetro o la detección de inmovilidad es una instrucción de tratamiento del Responsable con impacto propio sobre los trabajadores, y le corresponde a él justificarla, informarla y evaluarla.
4. Instrucciones documentadas
El Encargado tratará los datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Responsable, incluidas las configuraciones efectuadas por administradores, salvo obligación legal. Si considera que una instrucción infringe la normativa, lo informará y podrá suspender su ejecución. El Responsable reconoce que activar geolocalización o conservar documentos sensibles constituye una instrucción de tratamiento que debe justificar.
5. Obligaciones del Responsable
El Responsable garantiza una base jurídica válida y el cumplimiento de los deberes de información; configura el servicio conforme a minimización y proporcionalidad; controla usuarios, permisos, plazos y exportaciones; atiende derechos y decisiones laborales; y realiza las evaluaciones de impacto necesarias.
6. Personal y confidencialidad
El Encargado garantizará que las personas autorizadas se comprometen a la confidencialidad y acceden únicamente en la medida necesaria para sus funciones.
7. Seguridad
El Encargado aplicará medidas adecuadas conforme al art. 32 RGPD (control de accesos, protección de comunicaciones, cifrado de documentos sensibles, trazabilidad, copias y gestión de incidentes). El Responsable aplicará medidas apropiadas en sus cuentas, dispositivos y usuarios.
8. Subencargados
El Responsable concede autorización general para utilizar los subencargados publicados en la lista vigente. El Encargado informará de incorporaciones o sustituciones con antelación razonable cuando puedan afectar al tratamiento, y el Responsable podrá oponerse por motivos razonables de protección de datos. El Encargado impondrá al subencargado obligaciones equivalentes y seguirá siendo responsable frente al Responsable.
9. Transferencias internacionales
No se realizarán transferencias fuera del EEE sin instrucción o garantía válida. Cuando proceda, se informará de la ubicación y del mecanismo utilizado.
10. Derechos de los interesados
El Encargado notificará al Responsable, sin demora indebida, las solicitudes que reciba relativas a datos tratados por cuenta de este, y prestará asistencia razonable mediante las funciones disponibles. No responderá en nombre del Responsable salvo instrucción o exigencia legal.
11. Asistencia y evaluaciones de impacto
Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible, el Encargado ayudará al Responsable con seguridad, brechas, evaluaciones de impacto y consultas previas. La decisión sobre necesidad, proporcionalidad y licitud de la geolocalización laboral corresponde al Responsable.
12. Brechas de datos personales
El Encargado notificará al Responsable las brechas que afecten a datos tratados por su cuenta sin dilación indebida desde que tenga constancia, incluyendo la información disponible necesaria, y colaborará en su investigación y contención. El Responsable decide y realiza las notificaciones a autoridades e interesados, salvo obligación directa distinta.
13. Supresión, devolución y copias
Durante la vigencia, el Encargado ejecuta a diario las purgas automáticas que aplican los plazos configurados por el Responsable: los datos de localización (recorridos, coordenadas de fichaje y ubicación de los eventos) a los 60 días de fábrica, y los ficheros de justificantes, pruebas y adjuntos de alegación al año, ambos configurables a la baja desde los ajustes de empresa. Los avisos se purgan a los 90 días, los tickets cerrados al año y el registro de auditoría a los dos años.
Al finalizar, el Encargado, a elección del Responsable y salvo obligación legal, devolverá o suprimirá los datos. La baja solicitada por el Responsable tiene un periodo de gracia de 30 días y se ejecuta como bloqueo: se eliminan los datos de localización y los documentos, y el registro de jornada queda conservado sin acceso durante cuatro años, transcurridos los cuales se suprime automáticamente. Las copias de seguridad quedarán aisladas y se eliminarán según su ciclo ordinario.
14. Información, auditorías y evidencias
El Encargado pondrá a disposición información razonablemente necesaria para demostrar cumplimiento. Las auditorías se realizarán con preaviso, alcance proporcionado, confidencialidad y sin comprometer datos de otros clientes ni la seguridad.
15. Responsabilidad y prioridad
Cada parte responde de sus obligaciones conforme al RGPD. En caso de conflicto entre este acuerdo y las condiciones generales respecto del tratamiento de datos personales, prevalece este acuerdo.